Tres técnicas de productividad para bloggers

Técnicas de productividad para bloggers

Hace un par de semanas, hablábamos de los enemigos de la productividad y de cómo las horas extra socavan nuestro rendimiento de forma exponencial: a más horas, más cansancio, menos motivación y menos rendimiento.

Al poco de publicarlo, una lectora nos contactó para pedir ayuda. Ella trabaja en el sector público, y vive ahora mismo una etapa de intensa sobrecarga laboral, con jornadas de trabajo maratonianas. No está en su mano dejar de echar horas extra, y nos planteaba esta pregunta: “¿Cómo puedo evitar entrar en la espiral de improductividad de la que habláis? Trabajo muchas horas y solamente tengo media hora para descansar”.

La respuesta son las técnicas de productividad.

Nos ayudan a compartimentar el trabajo, para acometer las tareas de forma más ordenada y eficaz. Hoy vamos a hablaros de forma introductoria sobre algunas de ellas, muchas proceden del ámbito del desarrollo de software, pero son igualmente aplicables al oficio de escribir.

1) GTD (Get Things Done)

En realidad, en otros artículos ya hemos plantado la semillita de esta técnica de productividad.

Y es que todo empieza “barriendo la mente”, es decir, anotando todo lo que tenemos que hacer, recordar, o aquello a lo que queremos darle seguimiento… incluso ideas dispersas en nuestra cabeza, como propósitos de mejora o nuevos proyectos. En suma, todo lo que requiere nuestra atención presente o futura. Lo pondremos en una serie de listas para no tenerlo ocupando sitio en nuestra cabeza.

Los pasos a seguir para implantar GTD son:

  1. Recopilar. Comenzaremos haciendo una búsqueda exhaustiva de todos los “frentes abiertos”, todas las tareas, grandes y pequeñas, que tenemos pendientes. Buscaremos en emails, en libretas, en ficheros de texto, etc. Lo vamos a ir depositando todo en un mismo lugar: una libreta, un documento Word, post-it en un corcho, etc.
  2. Procesar. Esta es la parte en la que te preguntas la naturaleza de la tarea: “¿qué es esto?”, “¿cuándo tiene que estar hecho?”, “¿qué prioridad tiene sobre las demás?”. Analizas las tareas una a una, en orden, para poder pasar al paso siguiente, que es clasificarlas. Existen diagramas de flujo con las preguntas a plantear, pero lo más adecuado es que tengas las tuyas propias.
  3. Organizar. Las listas demasiado largas no son operativas, y además tienen el peligro de darnos la impresión de que no podremos con todo, desmoralizándonos. Otro rasgo distintivo de GTD es que en lugar de una sola lista, confeccionaremos muchas diferentes. El creador de GTD sugiere las siguientes: “Acciones próximas”, “Proyectos”, “En Espera”, “Algún Día/Quizá”.Llevándolo al terreno del blogging, puedes tener una lista con ideas para artículos, otra para mejoras en el blog, otra para emails y llamadas, etc.Personalmente, utilizo el sistema de cuatro columnas “Pendiente”, “En proceso”, “Bloqueado” y “Hecho”, moviendo las tareas según va correspondiendo, y borrando esta última lista cada viernes. También utilizo listas extra para ideas y proyectos paralelos, y uso sistemas de colores y metaetiquetas, pero eso es materia para otro artículo ;)Un amigo mío, por ejemplo, tiene una lista de “To Do”, “Doing”, “Done” y otra de “To Do a la de ya!!!”. No hay clasificaciones buenas ni malas, la cuestión es buscar el sistema que mejor funciona para cada uno.
  4. Revisar. Algo evidente es que debemos revisar la lista de vez en cuando, es decir, utilizarla: de nada sirve si no la consultamos para decidir la próxima tarea o no la actualizamos una vez hemos completado alguno de sus elementos. Lo más habitual es revisarla mínimo una vez al día (por la mañana) o siempre que terminemos una tarea. Aparte, conviene hacer una revisión semanal de las tareas que se van quedando al fondo de las listas para evitar ‘enquistamientos’ y para asegurarnos de que está todo en nuestras listas.
  5. Hacer. Importantísimo, por supuesto: no te enamores del sistema de listas hasta el punto de dejar de hacer tus tareas, que es para lo que realmente sirve 😉

2) Inbox Zero

Inbox Zero es un concepto de gestión de emails desarrollado por Merlin Mann, experto en productividad y creador del website 43 Folders. El ‘cero’ al que alude el nombre de esta técnica no es el número de emails en nuestra bandeja de entrada, sino “la parte de tu cerebro que tienes depositada en tu bandeja de entrada”.

La premisa es que gestionar el email de forma ineficaz termina por afectar a nuestro rendimiento mental y nuestra productividad. ¿Cómo evitar que esto suceda? Mann nos aporta una serie de consejos fáciles de aplicar:

  • Revisar la bandeja de entrada tan solo una vez cada 1-2 horas y no dejarlo abierto.
  • Borrar el mayor número de mensajes cada vez que revisemos el email.
  • Archivar aquellos mensajes que no requieren una respuesta pero que puede ser interesante conservar.
  • Responder en el momento todos los mensajes que puedan ser contestados en 2 minutos o menos.
  • Crear dos carpetas separadas (o etiquetas, dependiendo del gestor de correo que utilicemos): una para aquellos mensajes que requieren una respuesta larga, y otra para aquellos que requieren realizar alguna acción.
  • Revisar las carpetas de “respuestas largas” y “respuestas con acción” en pequeñas ráfagas a lo largo del día.
  • Procurar que nuestros mensajes y respuestas sean lo más breves posible.
  • Darnos de baja de listas de correo.

3) Pomodoro

El nombre de esta técnica alude a los relojes de cocina (‘pomodoro’, en inglés), y consiste en administrar el tiempo de trabajo en bloques de 25 minutos, con descansos de 5 minutos. Cada cuatro ‘pomodoros’ o bloques de tiempo, hacemos una pausa larga de 15-20 minutos.

¿Has adivinado para qué sirve el reloj de cocina? Exacto, para llevar la cuenta atrás.

Este método fue desarrollado por Francesco Cirillo a finales de los 80 y se basa en un fundamento cognitivo muy básico: el cerebro humano puede mantener su atención sobre una misma tarea durante un tiempo limitado. Transcurrido ese tiempo, la mente tiende a encontrar la manera de ‘escaparse’, haciendo que nos distraigamos y por tanto no rindamos bien.

La clave de esta técnica es que tu cabeza sabe que el tiempo de la tarea es finito, por lo que se concentra más (en determinados casos, el factor “reto” también sirve de pequeño aliciente y mejora la productividad).

Otro aspecto fundamental de Pomodoro es que el tiempo de descanso debemos hacerlo fuera del puesto de trabajo. Si aprovechas para hacer estiramientos de espalda o para dejar vagar la vista lejos de la pantalla, además de contribuir a tu productividad estarás mejorando tu salud. Si tu supervisor no te lo permite, ponte a mirar tonterías en Internet o ve al baño. Pero desconecta.

Por último, el creador de la técnica también animaba a los participantes a anotar en un papel los pomodoros y la tarea en la que se trabajó. Al final del día, ver el registro de ‘pomodoros’ funciona como una recompensa psicológica que incrementa nuestra motivación. Y la motivación es la gasolina de la productividad.

En origen, la técnica fija pomodoros de 25 minutos, pero para escribir nosotros te aconsejamos hacer bloques de 50 minutos + 10 minutos de descanso, y hacer la pausa larga cada dos pomodoros en lugar de cada cuatro.

Estas técnicas de productividad se pueden combinar entre sí, y también puedes adaptarlas a tu propia forma de trabajar o de organizarte.

¿Qué otras técnicas de productividad conoces? ¿Nos cuentas?

Sobre Laura Blanco 57 Artículos
Laura creó su primer blog, "De Madrid al cielo..." en 2005. Desde entonces, no ha parado de escribir: blogs, notas de prensa, textos para páginas web, guiones para vídeos, copy para mailings... Actualmente trabaja como consultora de contenidos en Tíndalos Diseño Intuitivo, empresa de la que es cofundadora. Puedes encontrarla en Twitter como @Intuitiva_

  1. El sistema “pomodoro” está obsoleto y es más, en las condiciones actuales es lo más improductivo que existe.

    Cuando Francesco Cirillo formuló este sistema no contaba con que en un futuro habría distracciones adicionales a la hora de realizar esa parada técnica, de forma que cuando descansamos 5 minutos tras 25 minutos de actividad, se añaden a ese descanso al menos otros 15 de revisión de correo electrónico, interacción de redes sociales que llevan a visitar 3 ó 4 enlaces… lo que acaba rompiendo el fundamento cognitivo y obliga a la persona a “retomar la tarea” y reiniciar la inercia correspondiente hasta que coge “velocidad productiva”. El ejemplo básico es la piedra que cae por una pendiente.

    Bajo el sistema “pomodoro” se realentiza la velocidad de esa piedra pero no pierde su movimiento. La realidad nos dice que llegamos a parar esa piedra, con lo que volver a iniciar su movimiento y que alcance la velocidad productiva lleva más tiempo y es totalmente improductivo.

    La técnica pomodoro puede ser sustituida por la técnica modular, en la que cuando terminas una tarea, analizas la cantidad de tiempo que tienes por delante y abordas una tarea que puedes cumplir y terminar en ese tiempo, incluso cuando hemos definido que ese tiempo será corto porque vamos a descansar. Está cerca del GTD pero añade el tiempo disponible a la ecuación.

  2. ¡Muchas gracias por dedicarme el post!

    Me gustan las ideas que propones, Laura, especialmente la primera del GTD, porque tiendo a llevar todo lo que tengo que hacer en la cabeza y supongo que eso no es nada productivo. Y además, anotando las tareas a hacer, dejo más sitio en la mente para otras ideas. Voy a intentarlo.

    Con el correo electrónico tengo un pequeño problema: lo tengo abierto todo el día (en el trabajo) y no soy capaz de cerrarlo, por si llega algo urgente. Ya he leído en algún otro sitio que eso no resulta muy eficiente, pero es que no soy capaz. Lo que sí hago desde siempre es quitar de la bandeja de entrada los correos electrónicos ya resueltos y poner etiquetas en los mensajes, y desde luego que funciona.

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