Hagamos un trato: propuestas de productividad colectiva

Ideas productividad colectiva

En anteriores post hemos abordado la productividad desde una dimensión personal. Sin embargo, si trabajamos con otras personas, mejorar la productividad también es una cuestión de equipo porque sin la complicidad de nuestros compañeros y un compromiso colectivo por mejorarla, todos nuestros esfuerzos podrían ser en vano.

En este artículo encontrarás algunas propuestas de productividad colectiva que puedes aplicar en tu entorno de trabajo. Casi todas ellas están relacionadas con la gestión de interrupciones.

1) La tarjeta roja

Seguro que alguna vez os ha pasado que os habéis puesto a escribir y a los 10 minutos ha venido un compañero a vuestra mesa a pediros algo que tan solo os ha tomado un minuto. A los 10 minutos, otra persona. Total, que transcurren 20 minutos y apenas has conseguido escribir una o dos líneas. Aparte de ser tremendamente improductivo, en situaciones así es probable que te invadan sentimientos de impotencia, frustración y puede que culpabilidad.

La técnica de la tarjeta roja consiste en colocar una tarjeta de color rojo bien visible en nuestro puesto de trabajo cuando necesitemos concentración total para una tarea. Funciona como un pacto que requiere dos compromisos fundamentales para ser práctica: no hablar a los compañeros cuando tengan puesta la tarjeta roja y no abusar de ella (dos horas al día como máximo).

Por supuesto, esta técnica funciona igual con una banderita, un pañuelo o cualquier cosa llamativa. Para asegurar el éxito de la técnica, tómate unos minutos para explicar a tus compañeros por qué quieres hacerlo, y procura utilizar la técnica con cierta frecuencia y a ser posible, siempre a las mismas horas. Esto ayudará a los demás a acostumbrarse a ello.

2) Muro de llamadas

Conozco una empresa que se dedica a ofrecer servicios online a pymes, en la que los ‘account managers’ llevan unas 100 cuentas cada uno. Esto implica que durante el día los teléfonos no paran de sonar. ¿Cómo consiguen dar salida a tareas que requieren mayor concentración?

Lo hacen de una manera simple pero muy inteligente que podríamos llamar “muro de llamadas”. Han establecido un horario de oficinas ‘oficial’ de 9 a 18h, pero no lo siguen. Los trabajadores hacen horario de 8 a 17h, estableciendo un retén rotativo de 17 a 18h que se ocupa de atender las llamadas, dando servicio a los clientes en aquello que les sea posible y derivando la consulta en temas urgentes. De 8 a 9 de la mañana sencillamente ponen el contestador, porque no suele haber ningún asunto que no pueda esperar 60 minutos.

Esa hora es valiosísima para ellos, pues la aprovechan para redactar informes, preparar una reunión importante o leer documentos complejos. Además, como ya vimos en el artículo sobre la curva de productividad, las primeras horas del día son más productivas porque nuestro cerebro está más descansado y rinde mucho mejor.

3) Comunicación asíncrona

Los guionistas de la serie Juego de Tronos, David Benioff y Dan Weiss, contaban recientemente en el programa televisivo Writer’s Room (‘Sala de guionistas’) que cuando trabajan juntos en la oficina, a pesar de estar espalda con espalda, casi nunca hablan: “Podemos estar sentados a un metro de distancia pero no hablamos. Solo nos comunicamos por correo electrónico“, explicaba Benioff a Jim Rash al contarle cómo era su día a día.

Y es que la curva de concentración para escribir, especialmente ficción como en el caso de los guionistas de esta gran producción de HBO, es muy lenta, hasta el punto de que algunos autores afirman que menos de una hora seguida no merece la pena sentarse a escribir. Es necesario estar muy concentrado.

Por fortuna, hoy día tenemos una gran variedad de herramientas de comunicación que nos facilitan la vida. Si no necesitamos una respuesta inmediata, y por ejemplo nos vale entre 15 y 60 minutos, lo mejor es recurrir a sistemas de mensajería instantánea. De ese modo, la persona a la que va destinado el mensaje contestará pronto, pero podrá elegir en qué momento revisa su chat. También es una vía interesante para preguntar cuándo es el mejor momento para ir a preguntar algo en persona.

También es bueno disciplinarse a utilizar más el email para ciertas cosas. Por ejemplo, si creemos que algún detalle de lo que vamos a decir merece la pena ser recordado (cifras, URL o una explicación muy detallada), es mejor que lo mandemos por correo porque así el destinatario podrá guardarlo. Para convocar una reunión, para involucrar a otros interlocutores… en todas estas situaciones es más apropiado el email.

Por supuesto, la comunicación personal no se puede equiparar a ninguna herramienta por buena y completa que sea. A veces es necesario ver la cara de tu interlocutor para saber qué siente mientras te habla o escucha.  Pero otras no. Trata de detectarlas y utiliza otras formas de contactar con tus compañeros.

Sobre Laura Blanco 58 Artículos
Laura creó su primer blog, "De Madrid al cielo..." en 2005. Desde entonces, no ha parado de escribir: blogs, notas de prensa, textos para páginas web, guiones para vídeos, copy para mailings... Actualmente trabaja como consultora de contenidos en Tíndalos Diseño Intuitivo, empresa de la que es cofundadora. Puedes encontrarla en Twitter como @Intuitiva_

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