Enemigos de la productividad que debes combatir desde hoy

Multitarea, uno de los enemigos de la productividad

Una de las primeras cosas que debemos hacer si queremos ser productivos es, precisamente, erradicar los malos hábitos que disminuyen nuestro rendimiento en el día a día. Una vez nos hayamos deshecho de ellos podremos concentrar nuestra energía en adoptar buenos hábitos que nos ayuden a mejorar.

Los enemigos de la productividad de los que hablaremos en este artículo son especialmente poderosos porque se basan en nociones erróneas, “mitos de productividad” que una vez se colaron en nuestro interior y nos están minando desde dentro. ¡A por ellos!

Enemigo nº 1: “Lo miro y te digo”

Uno de los peores enemigos de la productividad es no dar fechas. Puede resultar muy tentador hacerlo porque nos da la falsa impresión de que nos evitaremos problemas: si no damos un plazo, es imposible incumplirlo y que nos pidan cuentas por ello.

“Si eso ya más adelante…”, “cuando tenga un rato” o “lo miro y te digo” son vaguedades que contribuyen a postergar indefinidamente las tareas. Si queremos hacer algo de verdad, debemos plantearlo de forma concreta: “el martes por la tarde”, “mañana a las 4 pm”, “antes del fin de semana”.

Fijar fechas límite mejora la productividad por varias razones:

  • Ayudan a planificar. Cuando damos una fecha, nos estamos obligando a valorar por un momento cuánto nos tomará hacer la tarea, el tiempo del que disponemos y la prioridad con respecto a otros asuntos de los que debemos ocuparnos.
  • Ayudan a adoptar hábitos. Por ejemplo, si nos proponemos escribir un post a la semana y sabemos que para el viernes tiene que estar terminado, resulta muy útil para disciplinarnos contar con la presión de esa fecha límite.
  • Ayudan a coordinarnos con otras personas. Si no comunicamos a los demás cuándo vamos a entregarles lo que nos han pedido, lo más probable es que vuelvan a contactarnos al día siguiente o al otro para preguntar por ello por email, por teléfono o en persona. Estas interrupciones disminuirán nuestra productividad en el momento en que se produzcan, y dando una fecha podremos evitarlas de antemano.

Otro aspecto interesante de los plazos es que ponerlos por escrito refuerza nuestro compromiso psicológico con ellos: lo más recomendable es anotarlos en un calendario de entregas o en una lista de tareas. Si comunicamos a otros esos plazos, por ejemplo en un email (en lugar del “Lo miro y te digo”), el compromiso es aún mayor.

Si os preocupa incumplir vuestras propias fechas ante otras personas como clientes o jefes, entonces simplemente incrementad el plazo en el doble de tiempo. Es decir, si nuestro primer impulso fue decir que lo teníamos en un día, en lugar de eso os proponemos que digáis dos días. Nada nos impide entregarlo antes de plazo (¿alguna vez se os ha quejado alguien por algo así?) y en cambio contaremos con un tiempo extra para imprevistos.

Enemigo nº2: “Hay que echarle horas a esto”

Estudio comparativo de productividad entre el país A y el país B. En el país A, los trabajadores hacen una media de 1780 horas al año. En el país B, 1410 horas.

¿Adivináis cuál es el más competitivo?

El país A es España, con una media de aprovechamiento del 68% del tiempo trabajado. El país B es Alemania, con un 87% de productividad por hora trabajada. La conclusión del estudio, tras analizar la relación entre número de horas trabajadas y productividad en varios países es clara: a más horas, menos rendimiento.

Seguro que no es la primera vez que leéis datos similares. Y entonces, ¿por qué cuando vemos que no vamos a cumplir una fecha, surge esa propuesta de “echar horas”? El convencimiento de que a más horas, más trabajo, es falso y además nos hace entrar en una espiral descendente de productividad.

Lo que suele ocurrir cuando “echamos horas” es que llegados a determinado punto, el cansancio se vuelve tan intenso que nos cuesta concentrarnos en lo que hacemos. Y es que los descansos son importantísimos para obtener rendimiento de nuestras habilidades cognitivas, tanto o más que la capacidad de concentración. De hecho, dormir la siesta incrementa la productividad.

Si abusamos, entonces vienen los errores, las equivocaciones, las pérdidas de atención… el cansancio se va acumulando de tal forma que necesitamos el doble de tiempo para cumplir una tarea. Y entonces, ¿cómo reaccionamos? Echamos el doble de horas. Y así entramos en un bucle.

A la larga, “echar horas” es un terrible enemigo de la productividad que se hace más y más poderoso cuanto más lo alimentas.

Enemigo nº3: Usar la misma herramienta para muchas cosas

Las personas tenemos una cosita pequeñita en nuestra cabeza que se llama resistencia al cambio. Incluso los más creativos y espontáneos de entre nosotros necesitamos rutinas a las que aferrarnos: objetos, personas, lugares… la resistencia al cambio es la razón de que nos irritemos cuando, por ejemplo, en el supermercado nos cambian todas las secciones de sitio. Nos obligan a reaprender, a crear nuevas rutinas, y eso no nos gusta.

Por este mismo principio, las personas tendemos a utilizar herramientas que nos son familiares para cosas muy diferentes. Por ejemplo: usar el correo electrónico como lista de tareas. Nuestra resistencia al cambio nos dice: “si usas lo mismo para todo, tendrás que hacer menos cosas y serás más productivo”. ¡Qué mentirosilla! No la hagáis caso, solo trata de aferrarse a lo que conoce para evitar aprender cosas nuevas que la saquen de su comodidad.

Usar el correo electrónico como lista de tareas es una mala idea por varias razones:

  • En el email, solo hay tareas relacionadas con solicitudes de otras personas.
  • Algunos emails se descomponen en varias tareas, ¿cómo vas a marcar cuáles has hecho y cuáles no? ¿cómo recordarás cuál es el orden en el que quieres acometer esas tareas?
  • Los asuntos tienden a no ser descriptivos: esto dificulta y complica la búsqueda de una tarea concreta, ya que te obliga a recordar que tras “Re:Re:Re:” hay una petición esperando ser contestada.
  • Al ser tu lista de tareas, lo consultarás constantemente, dejando abierta la puerta a las distracciones. El email solo debería consultarse a horas puntuales porque nos consume mucho tiempo y energía.

Enemigo nº4: La multitarea

En muchos lugares de trabajo, las personas que son capaces de realizar dos tareas al mismo tiempo son vistas como más eficaces, pero no es cierto que podamos hacer bien dos cosas a la vez. O al menos, no dos cosas que requieran la intervención de nuestro pensamiento consciente.

Nuestra mente funciona de manera secuencial, por lo que si estamos haciendo más de una cosa al mismo tiempo, lo que en realidad está ocurriendo es que nuestra cabeza va alternando de un pensamiento al otro. Esto en realidad es muy improductivo ya que la estamos forzando a reconectar todo el rato, lo que requiere una considerable cantidad extra de energía mental y de tiempo. Algunos estudios afirman que la multitarea puede hacernos perder entre un 20 y un 40% de nuestro tiempo.

El rendimiento baja, la calidad del desempeño de la tarea también disminuye, y además estamos promoviendo la aparición de estrés, ansiedad, angustia y frustración. Lidiar con muchas cosas a la vez nos hace sentir agotados y nos niega un fenómeno psicológico clave en la motivación y el rendimiento: la satisfacción de terminar una tarea.

Muchos de estos enemigos se combaten utilizando un sistema de organización de tareas que nos permita escoger de forma rápida y fácil en qué tarea centrarnos en cada momento. Una cada vez. Y detrás de esa, otra. Como una gran escalera de 1000 peldaños: si miras a la cúspide, te mareas, te abrumas, te desmotivas… pero si vas peldaño a peldaño el desafío no parece tan difícil.

Nosotros os recomendamos que escojáis una herramienta pensada expresamente para la gestión de tareas, como por ejemplo Trello o Google Task. O mejor, una libreta de papel: cero distracciones y la resistencia al cambio no se os echará encima por tratar de aprender otra herramienta 😉

Imagen | Obra derivada de Fury of furies, de Orin Zebest.

Sobre Laura Blanco 58 Artículos
Laura creó su primer blog, "De Madrid al cielo..." en 2005. Desde entonces, no ha parado de escribir: blogs, notas de prensa, textos para páginas web, guiones para vídeos, copy para mailings... Actualmente trabaja como consultora de contenidos en Tíndalos Diseño Intuitivo, empresa de la que es cofundadora. Puedes encontrarla en Twitter como @Intuitiva_

1 comentario

  1. Ah, la multitarea… El otro día me descubrí resolviendo cuatro cosas a la vez, para diferentes personas y de diferentes ámbitos. No sé si así se pierde tiempo o no intentando reconectar el cerebro cada poco tiempo, pero en mi caso veo lo imposible de eliminar. De todas formas, estoy intentando cambiar y resolver las tareas una a una, porque aunque se me da bien trabajar en varias cosas a la vez, acabo cansada de tanto cambio y, como dices tú, se pierde la satisfacción por la tarea completada.

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